a. Avant, préparer

- Définir l’objectif de la réunion
- Prévoir le temps qu’il faudra y consacrer et s’y tenir
- Préciser l’objectif, le lieu, le jour de la réunion et les horaires et l'ordre du jour
- Avertir les participants suffisamment à l’avance
- Transmettre la documentation nécessaire
- Préparer la salle (disposition, tableau, rétroprojecteur, collation…)
- Organiser l’espace (autour d’une table rectangulaire ou ovale, en cercle ou en fer à cheval…)

b. Pendant, animer
- Se présenter, définir son rôle de conducteur de la réunion ;
- Préciser le contexte de la réunion et ses objectifs
- Demander aux participant de se présenter ;
Un « tour de table » permet à chacun de se présenter brièvement et ainsi de permettre aux nouveaux ou aux personnalités extérieures de situer la fonction de chacun.
Les présentations permettent également d’instaurer un rituel sécurisant face aux angoisses que la situation groupale génère nécessairement, de favoriser l’implication
- Distribuer et favoriser la parole, gérer les bavards et les timides
- Ecouter, reformuler, relancer, réguler
- Recentrer par rapport à l’objectif
- Gérer le temps
- Prendre des notes (ou faire prendre des notes à une secrétaire) cahier de réunion
- Faire une synthèse globale et conclure

c. Après, formaliser
- Rédiger un compte rendu et l’adresser aux participants ;
Le compte-rendu doit notamment faire apparaître les points suivants : objet, date, participants (et excusés), ordre du jour, résumé de chaque point de l’ordre du jour, relevé de décisions
Au minimum, à défaut d’un compte-rendu, il est indispensable de procéder à un simple relevé de décision.
Le compte-rendu de la réunion a plusieurs objectifs : acter des décisions, formaliser le travail réalisé (pour en garder la trace mémorielle et en informer les absents).
- Suivre la mise en œuvre des décisions prises.