La fonction de production consiste à réduire les écarts qui séparent le groupe de la réalisation de la tâche. Les rôles associés consistent à exécuter les tâches nécessaires. Toutefois, l’animateur dans un leadership démocratique ne doit jamais oublier qu’il risque d’influencer le groupe et de le diriger parfois vers les opinions qui sont les siennes (surtout s’il a du pouvoir, par ex. un cadre.). Ainsi, pour favoriser l'autonomie du groupe : il peut s'agir d'aider à, plutôt que de faire à la place de….

La fonction de facilitation consiste à aider le groupe à progresser vers l'atteinte de ses buts par la mise en œuvre de moyens rationnels : reformuler les objectifs, planifier les actions, centrer les participants sur la résolution de la tâche, inciter à l’action, débloquer les problèmes de réalisation. Il stimule le groupe, distribue la parole, gère le temps, suggère et valide des procédures qui facilitent le travail de groupe.

Fonction de régulation ou d’élucidation consiste à aider le groupe à comprendre son fonctionnement et les affects qui y sont associés. Elle concerne le centrage sur les relations entre les participants, la résolution des conflits interpersonnels, le déblocage de la vie fantasmatique et des affects oblitérant l’avancement de la tache ou la réalisation des buts.

Pour qu’un groupe fonctionne, les trois fonctions doivent être remplies. La difficulté provient la plupart du temps de la position hiérarchique de celui qui mène la réunion. Une confusion peut s’installer entre son rôle, lié à son statut (c’est le chef c’est lui qui décide) et sa responsabilité de conducteur de réunion.

Guy Palmade a d’abord avancé ses considérations sur les réunions dans des documents à usage interne de l‘Electricité de France - Gaz de France, puis les a publiées dans le numéro spécial « Psychologie industrielle » de la revue Hommes et techniques (1959, n° 169) et dans le numéro spécial « Psychologie sociale Ill : groupes » du Bulletin de psychologie 1959, 12 (6-9), 347-351.